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会务组织安排翻译服务
会务组织安排翻译服务
会 务 系 统 1、接受任务,拟定方案:会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算; 2、文稿准备:主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证; 3、制发通知:会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间; 4、收集名单:单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组; 5、会场准备:会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生; 6、后勤准备:文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划(接车安排)、医疗卫生、文娱活动; 7、会前检查:检查会场、检查会议文件、检查后勤保障; 8、接会议代表:了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆; 9、会间服务:签到(文件分发)、记录录音、摄影照相、采暖降温(供水)、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动; 10、会议秘书:会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件; 11、会议收尾:食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告(会议纪要)、会议文件归档、会议财务结算; 12、会务工作总结。

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会,同人们关系极为密切;而组织安排会议,则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。这里,郑重介绍一下会议秘书工作的一些基本问题,特别是针对基层特点,作一些有针对性、可借鉴性的介绍。 

(一)会议的概念会议一词有两种含义,一是指有组织有领导地商议事情的集会,比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织,比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素:1、有组织;2、有领导;3、商议事情;4、集会。四个要素缺一不可,否则就不成其为会议。 

(二)会议的作用在我国,会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一,已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策,统一思想,提高认识,进行决策,布置工作,调查研究,交流经验,统筹协调,纠正失误,解决问题等方面都有重要的作用。当然,这并不意味着会议是解决问题的唯一途径,会议并不是目的,只是一种手段;也不意味着会议越多越好,开的时间越长越好,相反,那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是,会议不可不开,也不可多开;既要解决问题,又不能沉溺于"会海";既要提高会议效率,也要讲求社会效益。 

(三)会议的类型1、按照会议规模(即参加人数多少)划分,主要有4种:

(1)小型会议,人数少则三五人,多则几十人,一般不会超过一百人。

(2)中型会议,人数在一百至一千人之间。

(3)大型会议,人数在一千人至数千人以上。

(4)特大型会议,人数在数万人以上,例如节日集会、庆祝大会等。

2、按照会议性质和内容划分,主要有5种:

(1)规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。

(2)日常性会议,即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则,实行集体领导,研究和处理日常工作的会议。

(3)专业性会议,即为研究某项工作,讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。

(4)纪念性会议,即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。

(5)座谈性会议,包括各种各样的座谈会、茶话会等。

3、按照会议形式划分,可划分两种:

(1)有会有议的,多数会议属于这种类型。

(2)会而不议的,例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

(四)会务工作会议从筹备到善后,有一系列会议秘书工作(也叫会务工作),会务工作做得好坏,是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分,重要会议还包括安全保卫工作。 

(五)会务工作的特点

第一,政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。

第二,服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的,它的一切活动,都是为了给会议提供方便条件,做好各项服务工作,保证开好会议。

第三,被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。

第四,事务性。无论是值班接传电话,还是记录整理简报,很多环节都有较强的事务性,繁杂而琐碎。但是,正是通过这些事务性工作,保证了会议的顺利进行。这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好,可能会发展成为一个大的政治问题。

第五,综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的,会议涉及的内容十分广泛,参加会议的各种人才济济,知识渊博,要做好会务工作,需要了解社会科学和自然科学的多学科知识,特别是管理学知识,需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况,需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识,要求会议秘书工作人员成为"通才"和"杂家",能够从全局出发观察与考虑问题,有高度综合的眼光与能力。当然,会议秘书工作也有它的专业性,如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强,越有利于提高专业化水平;会议秘书工作人员的专业化水平越高,总揽全局的综合能力也就越强。

第六,保密性。我国无论大小机关、单位,许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而,许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性,保守会议秘密,理所当然地是会议秘书工作的任务之一,需要慎之又慎。第七,时间性。会议是一种有组织有领导的活动,有很强的时间性。作为与会者应遵守时间,按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念,决不能出现诸如与会者已到齐了,会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象.


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